Lakisääteisiä matskuja, no niitähän riittää joka lähtöön.

Lakisääteisiä velvoitteitahan on tosiaan paljon ja yksi osa-alue on henkilöstöhallintoon liittyvät materiaalit. Yrityksen koko määrittää, mitkä dokumentit täytyy löytyä (luetteloa alla).

Työnantajan lakisääteiset asiakirjat

• työsopimus
• etätyösopimus, mikäli tarpeen
• työaikakirjanpito
• perehdyttämissuunnitelma
• työsuojelun toimintaohjelma
• vaarojen arviointi
• työterveyshuollon toimintasuunnitelma
• rekisteriseloste
• pakollinen esillä pidettävä lainsäädäntö
• sähköpostin ja tietoverkon käytön periaatteet

Työnantajan lakisääteiset asiakirjat, kun työntekijöitä on yli 20

• henkilöstö- ja koulutussuunnitelma
• varhaisen tuen malli (sisältäen päihdeohjelman)

Työnantajan lakisääteiset asiakirjat, kun työntekijöitä on yli 30

• henkilöstö- ja koulutussuunnitelma (laajempi)
• tasa-arvosuunnitelma
• yhdenvertaisuussuunnitelma

Muut

• väkivalta- ja uhkatilanneohje (mikäli työhön liittyy ilmeinen väkivallan uhka)
• ohje häirinnän ja epäasiallisen kohtelun torjumiseksi

(ei pakollinen, mutta suositeltava, työturvallisuuslaki 28§)

Mistä nämä velvoitteet tulevat?

Velvoitteet tulevat suoraan laista ja näihin liittyviä lakeja ovat mm.:

• työsopimuslaki
• työehtosopimuslaki
• työaikalaki
• yhdenvertaisuuslaki
• yhteistoimintalaki

Lisätietoa löydät tarvittaessa esim. Finlex verkkosivuilta.

Mitä hyötyä näistä sitten käytännössä on?

Lyhyesti voi todeta, että kun kaikki materiaalit ovat kunnossa ja niistä on tiedotettu henkilöstölle, nämä ohjaavat osaltaan toimintaa työpaikoilla. Selkeys lisää aina työssä jaksamista sekä työhyvinvointia.

Lisäksi mahdollisissa epäselvissä tai ongelmatilanteissa löydetään vastauksia helposti ja päästään etenemään, eikä siinä kohti tarvitse alkaa pohtimaan kuinka meillä pitäisi asiat hoitaa tai olisi pitänyt hoitaa.

Kuka näitä valvoo?

Aluehallintoviraston työsuojelutarkastajat. Heidän tehtävä siis on varmistaa, että työn tekeminen Suomessa on terveellistä, turvallista ja reilua eli että, työsuojelusäännöksiä noudatetaan.

Tarkastaja ei tule ilmoittamatta visiitille, vaan hän sopii käynnin etukäteen työsuojelupäällikön kanssa.

Kuka nämä tekee käytännössä?

On tärkeää, että yrityksen omaa henkilöstöä osallistuu suunnitelmien tekemiseen, jotta niistä tulee aidosti oman näköiset ja ne palvelevat juuri teidän tarpeitanne.

Siispä ennen suunnitelmien tekemistä tai niitä päivitettäessä on hyvä miettiä, kuinka laajasti ja ketä olisi syytä ottaa valmisteluun mukaan. Laaja näkökulma auttaa dokumentin muodostumisessa aidoksi apuvälineeksi muun muassa osaamisen kehittämiseen, muutostilanteisiin ja yhdenvertaisuuden toteuttamiseen. 

Apua tekemiseen?

Esimerkiksi Senspireltä löydät apua, mikäli arvelet, ettei teillä ole kaikki tehtynä tai päivitettynä ja omat resurssit näiden kuntoon saattamiseen eivät tällä hetkellä riitä!

Kenelle tiedotetaan?

Suunnitelmien valmistuttua tai niiden päivityksen jälkeen kannattaa ilman muuta informoida koko henkilöstöä, sieltä teidän oman tiedotuskanavanne kautta.

Mitäpä näitä turhaan tekemään sinne kaapin tai tiedoston perukoille pölyyntymään.

Jatkossa materiaalit pidetään kaikkien saatavilla, siellä, missä muukin yhteinen tieto on.

Toisilla se on intra ja toisilla vaikkapa fyysinen kansio, pääasia, että tietoa on kaikkien saatavilla.

Kaikki kunnossa?

Erinomaista, mikäli kaikki dokumentit ovat kunnossa, pisteet siitä!

Lisäksi, jos henkilöstö on tietoinen asiakirjoista ja niiden sisällöstä sekä tietää missä näihin voi tutustua tarkemmin, olette kunniamaininnan ansainneet, onnittelut hyvästä työstä ja jatkakaa ilman muuta samalla linjalla!

PS. Olettehan hoitaneet yhteistoimintalain velvoittamat vuoropuhelut henkilöstön ja työnantajan välillä.

Mikäli työntekijöitä on yli 30, tulee keskustelua käydä vähintään neljä kertaa vuodessa ja yli 20 työntekijän yrityksessä vähintään kaksi kertaa vuodessa. Edellä mainitut pätevät, mikäli henkilöstön edustaja on valittu. Mikäli henkilöstön edustajaa ei jostakin syystä ole valittu, vuoropuhelu voidaan järjestää kerran vuodessa henkilöstölle järjestettävässä tilaisuudessa. 

Iloa työpäiviin,

Jaana