Selkeydestä ei voi puhua liikaa, ainakaan minun mielestäni.

Olen nähnyt ja kokenut niin monesti, kuinka sen puute aiheuttaa monenlaista harmia ja aivan turhaan.

Selkeydestä on hyötyä moneen asiaan liiketoiminnassa, myös hr:n kautta katsottuna.

Tässä blogikirjoituksessa tarkastellaan muutamia tilanteita yleistasolla, jotta asia hahmottuu paremmin.

Rekrytoinnin selkeys

Rekrytoinnin kohdalla kerrotaan selkeästi, mitä hakijalta odotetaan ja mikä on toimenkuva sekä palkkaus.

Nämä eivät ole välttämättä aina kovinkaan selviä ja yllätyksiä tulee, harvemmin positiivisessa mielessä.

Varmista siis ennen avoimen toimen avaamista, että edellä mainitut ovat selviä myös yrityksen sisällä. Hakuilmoitus laaditaan siten, että olennaiset tiedot hakija saa siitä helposti.

Mikäli käytätte suorahakukonsulttia, varmistakaa, että nämä tiedot ovat siellä erityisen hyvin hallussa.

Voin vakuuttaa, että näin ei aina ole ja tämä saattaa saada potentiaaliset hakijat mahdollisesti jopa vetäytymään aivan alkumetreillä, vaikka avoinna oleva toimi saattaisi olla kiinnostavakin.

Perehdyttämisen selkeys

Kun perehdytysprosessi on mietitty valmiiksi, se näyttää selkeältä ja on selkeä.
Uusi työntekijä tietää, milloin ja minne häntä odotetaan paikalle, kuka on häntä vastassa sekä mikä on perehdytyksen aikataulu ja tavoitteet.

Perehdyttäjät tietävät, mitkä alueet kuuluvat heidän vastuulleen. Älä unohda toimitilojen esittelyä, johon luonnollisesti liittyy turvallisuusasiat!

Aikataulua ei ole buukattu liian täyteen, jotta uusien asioiden sisäistäminen on mahdollista. 

Lisäksi tämän jälkeen uudella työntekijällä on oltava tiedossa, keneltä jatkossa kysytään, mikäli kysyttävää ilmenee ja melkein ainahan sitä ilmenee. Harva muistaa suoraan kaiken mitä on kuullut muutamien päivien aikana.

Suosittelen myös erittäin lämpimästi aikataulutettua jatketun perehdytyksen mallia, jossa tavataan uusi henkilö esimerkiksi parin viikon, kuukauden, 2-3 kuukauden ja puolen vuoden jälkeen. Näin uusi työntekijä näkee, että minulla on väliä ja saan kyllä tukea sekä apua, aina kun tarvitsen. Miten helpottavaa.

Selkeys työn tekemisen tukena arjessa 

Kokonaisuuksien ja yksityiskohtien hallinta sekä tiedottaminen, näillä avaimilla sitä selkeyttä luodaan.

Kaikki tietävät yrityksen tavoitteet, lyhyen ja pidemmän aikavälin, koska niistä on keskusteltu ja niistä on tiedotettu. Omatkin tavoitteet ovat tiedossa, ihan jokaisella, sekä se, että kaikkien panoksella on merkitystä.

On se erilaista tulla töihin aamulla, kun tietää miksi ja mihin tämä yritys on suuntaamassa. Tässä ollaan merkityksellisyyden äärellä. Vähän jo kulunut termi tämä merkityksellisyys, mutta sen tärkeys ei ole siitä huolimatta poistunut tai vähentynyt.

Toimenkuvat on oikeasti käyty läpi ja mietitty, että asioille on tekijänsä eikä oleteta sen kuuluisan ”Joku”-nimisen tekevän kaikki, mikä ei muille kuulu. Sivuhuomautus: tämä muuten näkyy tai kuuluu lähes aina jossain muodossa myös asiakkaalle saakka. Hupsheijaa, tätä ei ehkä haluta.

Keneltä saan apua missäkin asiassa? 

Työntekijän käsikirjasta voi nämä tiedot löytyä tai muualta sovitusta tietopankista, pääasia, että tämä tieto on jokaisen saatavilla.

Voinko olla sairaana omalla ilmoituksella ja jos, niin montako päivää?

Missä on meidän työterveyshuolto? Mitä se sisältää, voinko käydä siellä työajalla, kuka on meidän työterveyshoitaja ja niin edelleen.

Mistä meiltä löytyy ensiaputarvikkeet? Kuka vastaa näiden pisteiden täytöstä?

Kukahan täällä keittää kahvia tai siivoaa taukotilan? 

Lista on oikeasti todella pitkä ja tässä mainitaan vain muutamia, mutta todennäköisesti asia tulee jo tästä selväksi. Kun asiat ovat selviä, ei tarvitse käyttää kaistaa näiden miettimiseen, eikä sen miettimiseen, keneltä kehtaisi kysyä, ”pitäishän mun tietää, joku on varmaan joskus maininnut”-tyylisesti. 

On turvallisemman tuntuista olla töissä paikassa, jossa asiat ovat selkeitä. Epäselvyys luo epävarmuutta ja on aina kuormittavaa, ainakin hetkittäin. 

Tiedottaminen

Kompastuskivi edelleen, vaikka meillä on mahdollisia tiedotuskanavia käytössä enemmän kuin koskaan. Valitaan omaan yritykseen sopivat kanavat, asiasta riippuen, huomioi myös tietoturva.

Yleispätevää kanavaa on mahdoton määrittää, siinä missä toiseen yritykseen intranet tai vastaava sopii erinomaisen hyvin, toisaalla tämä on mahdotonta eli yrityskohtaisesti pohdintaa, miten saavutetaan henkilöstö parhaiten. Sovitaan yhdessä kuka tiedottaa, mistä ja milloin. Huomioi tiedottamisvastuu myös projekteissa.

Järki käteen ja koosteisiin kaikki, mikä ei vaadi juuri tällä hetkellä tiedottamista. Jatkuva ei-kiireellisten nippelitietojen tuuttaaminen vaikka sinne sähköpostilistalle ei palvele ketään, vaan lähinnä turhauttaa, jolloin myös ne oleelliset infot saattavat herkemmin jäädä lukematta.

Työnantajamielikuvan kehittyminen selkeyden kautta

Työnantajamielikuvan kehittymiseen vaikuttavat myös kaikki edellä mainitut ja hyvä kello kauas kuuluu, pitää kyllä tässäkin asiassa paikkansa. Mikäli siis haluat pitää huolta työnantajamielikuvastasi tai kehittää sitä, huolehdi myös edellä mainitut asiat kuntoon. Harvassa ovat ne työnantajat, joiden ei tarvitse tästä välittää tai tähän kiinnittää huomiota.

Tarvittaessa saat apua selkeyttämiseen Senspireltä.

Selkeyttämiseen käytetty resurssi maksaa kyllä itsensä takaisin. Työntekijäsi ovat motivoituneempia ja jaksavat paremmin, kun epäselvyydet muutetaan selkeydeksi.

Työhyvinvointi siis lisääntyy ja tätä voidaan niin halutessa, seurata hyvin rakennettujen kyselyjen kautta.

Onnistut rekrytoinneissa paremmin sekä mahdollistat pysyvämmät ja pidemmät työsuhteet. Lisäksi mitä suurella todennäköisyydellä asiakastyytyväisyys paranee.

Mikäli olette jo kiinnittäneet näihin huomiota ja selkiyttäneet asioita tai aloittaneet prosessin, muistakaa kiittää itseänne, olette tehneet töitä tärkeän asian äärellä! 

Iloa työviikkoon,
Jaana